Kan Dolaşımını Besleyen Damarlar

Satınalma departmanı çoğu şirkette sadece masrafları kısmaya çalışan, üç teklif alıp en ucuzunu seçen, fatura kesen ve onay alan bir "evrak işleme merkezi" olarak görülür. Ancak bir üretim bandında montajlanan parçaların %70'inden fazlası dışarıdan (tedarikçilerden) geliyorsa, sizin kaliteniz aslında tedarikçinizin kalitesinden ibarettir.

ISO 9001 (Madde 8.4 - Dışarıdan Tedarik Edilen Süreçlerin Kontrolü), satınalmayı ucuz malzeme avcılığından çıkarıp, stratejik bir Tedarik Zinciri Mühendisliğine (Supply Chain Engineering) dönüştürmeyi şart koşar.

Tedarikçi Bir Maliyet Kalemi Değil, Stratejik Ortaktır

Eğer tedarikçinizi düşman olarak görür ve her ihalede onu iflasın eşiğine getirecek kadar fiyat kırmaya çalışırsanız (Zero-Sum Game), tedarikçi kaliteyi düşürerek (malzemeden çalarak) veya terminleri aksatarak intikamını alacaktır. İşin sonunda en ucuz fiyata aldığınız parça, üretim hattınızı durdurarak size milyonlara mal olacaktır.

Modern yönetim sistemleri (ve Toyota'nın efsanevi Keiretsu modeli), tedarikçiyi fabrikanın dış duvarlarının ötesindeki bir çalışma arkadaşı olarak görür. Amaç en ucuz tedarikçiyi bulmak değil, en yetkin tedarikçiyi bulmak ve onunla omuz omuza vererek maliyetleri "birlikte" düşürmektir.

Kontrolün Matematiksel Kademeleri

Standartlar, her malzemeye ve tedarikçiye aynı muameleyi yapmanızı beklemez. Şirket, aldığı riskin büyüklüğüne göre tedarikçilerini derecelendirmelidir:

• Kritik Tedarikçiler: Ürünün kalitesini veya iş güvenliğini doğrudan etkileyen malzemeleri (örneğin uçak motoru parçası) üreten firmalar. Bunların sadece ISO belgelerine bakılmaz; fabrikalarına gidilir, üretim hatları denetlenir, kapasiteleri (Process Capability) istatistiksel olarak ölçülür.
• Rutin Tedarikçiler: Ofis kırtasiyesi gibi riski düşük ürünler sağlayanlar. Bunlar için daha esnek bir değerlendirme yapılabilir.

Performansı düşen (hatalı mal gönderen veya sürekli geciken) bir tedarikçi listeden çıkarılmadan önce, kök neden analizi (Root Cause Analysis) için şirket tarafından desteklenmelidir. Satınalma kalitesi, sınırlarınızın ötesindeki riskleri kendi arka bahçenizdeymiş gibi yönetebilme sanatıdır.