Aynadaki Yalın Gerçekle Yüzleşmek

Bir şirkette işlerin kağıt üzerinde kusursuz görünmesiyle, sahada gerçekten kusursuz işlemesi arasında her zaman bir uçurum vardır. Yöneticiler genellikle kendi kurdukları sistemin hatasız çalıştığına inanmak isterler. Ancak gerçeklik, yöneticinin masasına ulaşana kadar birçok filtreden geçer ve yumuşatılır.

ISO standartlarının 9. Maddesinde (Performans Değerlendirme) yer alan İç Tetkik (Internal Audit), şirketin kendi kendine ayna tuttuğu, illüzyonları yıktığı ve dışarıdan bir denetçi (belgelendirme kuruluşu veya müşteri) gelmeden önce kendi zafiyetlerini teşhis ettiği bir erken uyarı sistemidir.

Tetkik Bir Polislik Değildir

Geleneksel şirket kültüründe iç denetim, "açık arama", "suçlu bulma" ve "insanları cezalandırma" ritüeli olarak görülür. Denetçi yaklaştığında çalışanlar panikler, gerçekler saklanır ve sadece denetçinin duymak istediği şeyler söylenir. Bu "Polislik" yaklaşımı, yönetim sisteminin altını oyan en zehirli hastalıktır.

Modern yönetim sistemlerinde (ve TPS felsefesinde) iç tetkikin amacı "Kimin hatalı olduğunu" bulmak değil, "Sistemin nerede yetersiz kaldığını" bulmaktır. Bir çalışan prosedüre uymuyorsa, modern bir denetçi şu soruları sorar: "Prosedür mü çok karmaşık?", "Çalışan yeterli eğitimi mi almadı?", "Kullanılan araçlar mı yetersiz?"

İç tetkik, insanları değil süreçleri (Process) yargılar. Denetçinin görevi, çalışanı köşeye sıkıştırmak değil, çalışanın işini doğru yapmasını engelleyen o görünmez engelleri (Muda) üst yönetimin önüne koymaktır.

Bağımsızlık ve Objektiflik

Etkili bir iç tetkikin en temel kuralı "Bağımsızlık"tır. Bir kişi kendi yaptığı işi objektif olarak denetleyemez (Körlük). Bu nedenle üretim müdürü üretimi değil, örneğin lojistik departmanını denetler. Çapraz denetimler (Cross-Auditing) şirketteki "Silo" zihniyetini yıkar; departmanların birbirinin süreçlerini anlamasını ve şirketin tamamını (Büyük Resmi) görmesini sağlar.

Düzenli yapılan ve dürüst bulgular üreten bir iç tetkik mekanizması, PUKÖ (PDCA) döngüsünün "Kontrol Et" (Check) aşamasının tam kalbidir. Eğer iç denetimlerinizde hep "Sıfır uygunsuzluk" çıkıyorsa, bu mükemmel olduğunuzu değil, denetim sisteminizin kör olduğunu gösterir.