Sonsuz Gelişimin Mekanik Kalbi

Bir yönetim sistemi kurup sertifika aldığınız gün, aslında varış çizgisine değil başlangıç çizgisine ulaşmışsınız demektir. Birçok şirket sistemi kurduktan sonra onu bir müze eseri gibi dokunulmaz ilan eder ve dondurur. Oysa dünyadaki teknoloji, müşteri beklentileri ve rakiplerin hamleleri sürekli değişmektedir.

Statik (duran) hiçbir sistem hayatta kalamaz. ISO standartlarının kalbinde, sistemi sürekli olarak ileriye taşıyan ve onu canlı tutan matematiksel bir motor bulunur: PDCA (Plan-Do-Check-Act) yani Türkçe kısaltmasıyla PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) döngüsü.

Picture 1

Deming Döngüsü: Sürekli Evrimin Formülü

Kalite gurusu W. Edwards Deming tarafından popülerleştirilen PUKÖ döngüsü, yönetim standartlarının 10 maddelik yapısına (Annex SL) doğrudan entegre edilmiştir. Bu döngü, bilimin temel yöntemi olan hipotez kurma ve test etme mantığının şirket yönetimine uyarlanmış halidir.

Dört aşamalı bu motor şöyle çalışır:

  1. Planla (Plan - Madde 6): "Nereye gidiyoruz ve oraya ulaşmak için neye ihtiyacımız var?" Sadece hedef koymak (satışları %10 artır) planlama değildir; hedefe giden yolu, riskleri ve kaynakları matematiksel olarak tasarlamaktır.
  2. Uygula (Do - Madde 7 ve 8): Kağıt üzerindeki planı sahada (Gemba) icra etme aşamasıdır. Destek süreçleri (insan kaynağı, altyapı) ve operasyonel işler planlandığı gibi yürütülür. Standartlaştırılmış iş (Standardized Work) burada devreye girer.
  3. Kontrol Et (Check - Madde 9): "Gerçekten işe yaradı mı?" Performans metriklerinin izlendiği, iç denetimlerin yapıldığı ve uygulamanın planla örtüşüp örtüşmediğinin tarafsız bir şekilde ölçüldüğü aşamadır. Geleneksel şirketler genellikle bu adımı atlar.
  4. Önlem Al (Act - Madde 10): Eğer kontrol aşamasında sapmalar bulunduysa, düzeltici faaliyetler (Root Cause Analysis) ile sistem iyileştirilir. Eğer sistem tıkır tıkır işliyorsa, ulaşılan bu yeni başarı seviyesi "yeni standart" olarak belgelenir ve hedef büyütülerek döngü yeniden başlatılır.

PUKÖ'nün Yokuş Yukarı Hareketi

PUKÖ düz bir zeminde dönen bir tekerlek değildir; yokuş yukarı itilen bir tekerlektir. Eğer PUKÖ döngüsü bir an durursa, tekerlek yerçekimine (örgütsel atalet ve kaos) yenik düşerek geriye yuvarlanacaktır.

Elde edilen iyileştirmelerin kalıcı olmasını (tekerleğin geri kaymamasını) sağlayan yegane takoz "Standartlaştırma"dır (Standardization). Bu yüzden PUKÖ (PDCA) döngüsü her zaman SDCA (Standardize-Do-Check-Act) döngüsü ile el ele yürür. Sürekli gelişim (Kaizen), PUKÖ motorunun hiç durmadan yokuş yukarı dönmesidir.